Tài liệu học tập

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH05/09/2017

1. A.    MỤC TIÊU BÀI HỌC

 

Sau khi học xong bài này, sinh viên có khả năng:

1. Trình bày được những yếu tố cần chuẩn bị trước thuyết trình.
2. Trình bày được cấu trúc của một bài thuyết trình.
3. Trình bày được những điểm cần lưu ý khi thuyết trình.

 

1. B.     NỘI DUNG BÀI HỌC

1. KHÁI NIỆM

Trong từ điển cụm từ “thuyết trình” có rất nhiều nghĩa nhưng chúng ta hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa là “đưa cho ai đó một cái gì đó - nói điều gì đó với ai đó” hoặc giao tiếp với ai đó. “Thuyết trình” là một hình thức của giao tiếp và có thể được nhận thấy ở dưới nhiều hình thức khác nhau.

Thuyết trình là quá trình truyền đạt thông tin nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể: hiểu được nội dung thuyết trình, tạo dựng quan hệ…

Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng mềm quan trọng, một bài thuyết trình hoàn hảo có thể mang lại thành công vượt xa những gì chúng ta mọng đợi. Dù bạn là ai, làm gì, thì bạn cũng sẽ phải thuyết trình (trình bày) một vấn đề nào đó trước người khác (có thể là một người, một nhóm người, hoặc rất nhiều người). Để có kết quả tốt thì bạn cần phải trải qua giai đoạn chuẩn bị, xây dựng cấu trúc bài thuyết trình, cảm giác lo lắng hồi hộp trước khi thuyết trình. Nhiều người nghĩ rằng, thuyết trình luôn là thử thách, khó khăn, trên thực tế, thuyết trình không khó, nếu bạn biết cách.

2. CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH

Trong cuộc sống, chúng ta cần lưu ý một vấn đề, đó là: Không chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại. Để thuyết trình thành công, chúng ta luôn phải giải quyết rất nhiều tình huống phát sinh một cách linh hoạt. Do đó, công tác chuẩn bị càng trở nên quan trọng. Chuẩn bị càng kỹ, tỉ lệ rủi ro càng nhỏ và cơ hội thành công của ta càng lớn. Để chuẩn bị cho buổi thuyết trình, ta có nhiều việc phải làm, tập trung vào các mục chính sau:

2.1. Xác định tình huống

- Giới hạn các vấn đề

Khi chọn chủ đề thuyết trình, ta nên chọn chủ đề thính giả muốn nghe; chủ đề mới mang tính thời sự; hoặc chủ đề ta biết sâu. Chủ đề thuyết trình không những phụ thuộc vào mong đợi của người nghe mà còn phụ thuộc vào chiến lược và mối quan tâm của tổ chức nơi người nghe công tác.

Khi chuẩn bị một chủ đề, thông thường ta có rất nhiều điều muốn nói. Tuy nhiên, nếu cố gắng nói hết những điều đó, bài thuyết trình sẽ trở nên lan man và không trọng tâm. Để tránh tình trạng này, ngay từ khi chuẩn bị nội dung, ta phải phân tích xem: đâu là ý chính, đâu là ý phụ, ý nào “bắt buộc” phải nói, ý nào “cần nói”, ý nào nên nói. Thông thường ta sẽ ưu tiên nói những ý “bắt buộc” trước, còn thừa thời gian thì sẽ cho thêm các ý “cần”, các ý “nên nói” để thuyết trình sau cùng.

- Đánh giá môi trường bên ngoài

Trong thời đại thông tin như hiện nay, mọi thứ thay đổi rất nhanh. Do đó, ta cần cập nhật thông tin và đánh giá môi trường bên ngoài.

Thường xuyên cập nhật thông tin liên quan đến chủ đề ta sẽ thuyết trình. Điều này sẽ giúp ta tự tin hơn và trả lời linh hoạt các câu hỏi của thính giả khi thuyết trình. Đặc biệt với những lĩnh vực nhạy cảm, thay đổi từng ngày, từng giờ, thì trước khi thuyết trình ta phải kiểm tra xem đến thời điểm nói, thông tin, dẫn chứng ta đưa ra đã phải là mới nhất và đúng nhất hay chưa.

2.2. Phân tích thính giả và diễn giả

Biết mình, biết người, trăm trận, trăm thắng. Thành công của một bài thuyết trình không chỉ phụ thuộc vào yếu tố chủ quan của diễn giả mà cả của thính giả. Phân tích diễn giả và thính giả giúp chúng ta có những giải pháp hữu hiệu cho bài thuyết trình của mình.

- Phân tích thính giả

Càng hiểu về thính giả thì chúng ta càng tự tin thuyết trình và đáp ứng đúng nhu cầu thính giả. Những thông tin cần thu thập để phân tích: Thông tin cá nhân (tuổi tác, nghề nghiệp, trình độ học vấn và chuyên môn, vị trí công việc), quan điểm, mối quan tâm, giá trị riêng của từng người hoặc nhóm người… Tốt nhất là chuẩn bị trước những bảng danh sách phân loại thính giả để dễ dàng tiếp cận hơn.

Chúng ta cũng cần xác định rõ ai là người trực tiếp nghe chúng ta, ai là người không trực tiếp nghe, nhưng sẽ gián tiếp được nghe và ai là người ra quyết định cuối cùng. Nếu biết một số người nghe có quan điểm cứng rắn, hãy thận trọng và chỉ nêu lên những vấn đề còn tranh cãi, trong khi trong tay đã có những chứng cứ, lập luận tốt. Ngoài ra, cũng nên nhớ rằng sự hài hước là cần thiết, nhưng đôi khi không đúng lúc lại trở thành phản cảm. Do vây, chỉ sử dụng những câu chuyện vui, lời nói đùa đúng lúc để mang lại hiệu quả cao nhất.

Qui mô người nghe cũng ảnh hưởng đến kết cấu bài thuyết trình. Nếu chỉ có ít người nghe, bạn có thể trả lời những câu hỏi của người nghe một cách cụ thể, hoặc đề nghị họ cho biết ý kiến về vấn đề đang trình bày. Nếu có đông người nghe, buổi thuyết trình phần lớn mang tính một chiều, trong trường hợp này, sự rõ ràng, chính xác và dễ hiểu là những yếu tố quan trọng để duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình.

- Phân tích diễn giả

Hãy đặt những câu hỏi cho chính mình để tìm hiểu: Ta muốn gì? Mong đạt được gì? Quan hệ của ta với thính giả ra sao? Có thể ảnh hưởng tới thính giả như thế nào?… Từ đó, ta có thể xác định phương pháp tiếp cận hiệu quả nhất cho bài thuyết trình.

2.3. Xác định mục đích, mục tiêu

Thông thường khi thuyết trình, điều hiển nhiên là ta phải biết mục đích của bài thuyết trình là gì, mục tiêu cụ thể sau khi thuyết trình cần đạt được những gì. Tuy nhiên, đôi khi chúng ta coi nhẹ những điều quá hiển nhiên đó, thành ra sau khi kết thúc thuyết trình thính giả vẫn không hiểu rõ ràng chúng ta muốn gì, họ được yêu cầu làm gì, tại sao lại như thế v.v... Những điều càng cơ bản, ta lại càng phải xác định rõ ràng, kỹ càng và không được phép chủ quan. Một bài thuyết trình được coi là tốt nếu đạt được các mục tiêu cơ bản sau:

-          Không làm mất thời gian của người nghe.

-          Cấu trúc bài thuyết trình tốt.

-          Thực hiện bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn.

-          Nhấn mạnh được những điểm quan trọng.

-          Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe.

- Mục đích tổng quát

Khi đã có chủ đề rồi, ta cần phải xác định rất rõ ràng ta muốn gì:

• Mục đích cung cấp thông tin cho thính giả?
• Mục đích thuyết phục thính giả thực hiện điều gì?
• Hay chỉ đơn thuần là giải trí?

Thông thường khi xác định rõ mục đích, ta sẽ biết mình phải làm gì, tập trung nói vào đâu, phương pháp nào là phù hợp.

- Mục tiêu cụ thể

Dựa trên mục đích, các thông tin phân tích và nhu cầu của mình, diễn giả thiết lập mục tiêu cụ thể cho bài thuyết trình. Mục tiêu cụ thể của bài thuyết trình phải đảm bảo những yêu cầu sau:

• Cụ thể, rõ ràng.
• Có thể lượng hoá hoặc kiểm tra được.
• Có thể đạt được.
• Hướng đến kết quả.
• Thời gian thực hiện.

2.4. Tập luyện

Bước cuối cùng quan trọng nhất và thường bị bỏ qua nhất, đó là tập luyện trước khi thuyết trình. Để tập các động tác cơ bản, chúng ta có thể tập trước gương. Tuy nhiên để tự tin và hiệu quả hơn, ta nên tập luyện trước một vài người, một nhóm nhỏ, rồi đến tập luyện với những điều kiện y hệt khi ta thuyết trình thật. Quá trình đó sẽ khiến ta thu thập thêm rất nhiều ý kiến, ý tưởng mới được người khác đóng góp, những ý tưởng do quá trình tập luyện ta nảy sinh thêm. Thao trường có đổ mồ hôi thì chiến trường mới bớt đổ máu. Luyện tập dần dần từng bước nhỏ là bí quyết thành công lớn nhất của người thuyết trình. Tập làm sao để nói to, rõ ràng, thong thả, không quá nhánh, quá chậm, có điểm nhấn, điểm dừng...nói thu hút được người nghe luôn tập trung về phía mình.

Tối ưu nhất là đặt Camera ghi hình lại để phân tích và điều chỉnh hành vi của chính mình. Quá trình tập luyện sẽ giúp ta biến những động tác, cử chỉ, phong thái thành thói quen. Khi tất cả các động tác thành phản xạ tự nhiên thì ta chỉ cần tập trung vào nội dung chúng ta cũng có một bài thuyết trình sinh động.

3. CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH

Một công trình tồn tại vững chắc với thời gian là nhờ kết cấu. Cũng làm từ Cacbon nhưng Than bùn thì siêu rẻ còn Kim cương thì siêu đắt. Điều đó cũng bởi vì chúng có cấu trúc khác nhau. Tương tự như vậy, một bài thuyết trình có hay, có chặt chẽ thuyết phục người nghe hay không phụ thuộc nhiều vào cấu trúc của bài thuyết trình đó.

Dàn bài cơ bản: Dù một bài văn hay một bài phát biểu đều có 3 phần: Mở đầu, Thân bài và Kết luận. Tuy nhiên, việc tổ chức và thể hiện các phần như thế nào thì lại là vấn đề khác. Hẳn là khi chuẩn bị bài thuyết trình, chúng ta đều có những câu hỏi trong đầu như: Làm thế nào để có một mở bài sắc nhọn lôi cuốn? Làm thế nào để có một thân bài chặt chẽ phù hợp? Làm thế nào để có một kết luận chắc chắn, dễ nhớ và đi vào lòng người? Cả ba câu hỏi trên có thể trả lời bằng một câu: Hãy thiết kế bài thuyết trình của ta giống như “Cái đinh”.

                                   

3.1. Chức năng của từng phần:

3.1.1. Phần mở bài

Phần mở bài giống như cái Mũi đinh. Mũi đinh phải sắc nhọn thì mới xuyên được qua lớp gỗ đầu tiên. Vì vậy phần mở bài phải sắc xảo để có thể:

-      Thu hút người nghe ngay từ khi bắt đầu thuyết trình.

-      Tạo bầu không khí ban đầu.     

-      Giúp người nghe chuyển từ trạng thái thiếu tập trung sang trạng thái lắng nghe.

3.1.2. Phần thân bài

Phần thân bài giống như cái Thân đinh. Thân đinh cần chắc chắn, độ dài vừa đủ, mức độ to nhỏ phù hợp với vật cần đóng đinh. Như vậy phần thân của bài thuyết trình cần được thiết kế phù hợp với trình độ và kinh nghiệm của người nghe, thời gian và bối cảnh của hội trường. Một bài thuyết trình quá ngắn với một khoảng thời gian quá dài không khác gì lấy đinh đóng guốc để đóng thuyền. Ngược lại một bài thuyết trình quá dài, nội dung phức tạp trong một khoảng thời gian quá ngắn thì không khác gì lấy đinh đóng thuyền để đóng guốc. Vậy yêu cầu cần có là một độ dài phù hợp, nội dung phù hợp với người nghe.

3.1.3. Phần kết luận

Phần kết luận giống như Mũ đinh. Hai mảnh gỗ không thể kết dính chặt chẽ vào nhau nếu như chiếc đinh không có mũ. Vậy khi kết thúc thuyết trình, người nghe cũng không thể nhớ được nội dung chính bài thuyết trình nếu như không có kết luận. Phần kết luận giúp cho thính giả nắm được những điểm chính của bài thuyết trình và lưu lại những ấn tượng về diễn giả và bài thuyết trình.

Khi ta đã xây dựng được dàn bài cơ bản, điều ta cần làm tiếp theo là làm thế nào để thể hiện các phần đó một cách sắc xảo, thú vị, đầy sức thuyết phục.

3.2. Cách thể hiện các phần chính

3.2.1. Phần mở bài

- Tạo sự chú ý

Theo nghiên cứu của các nhà xã hội học thì chúng ta chỉ có 20 giây đề gây ấn tượng ban đầu cho thính giả bằng các hành vi phi ngôn từ và chúng ta chỉ có 4 phút đầu tiên để gây ấn tượng với thính giả bằng những nội dung chúng ta nói. Thính giả có tiếp tục nghe hay không phụ thuộc rất nhiều vào những giây phút đầu tiên và cách ta thu hút sự chú ý của họ ngay từ ban đầu. Đây là phần khó khăn nhất trong thuyết trình vì:                          

“Không có cơ hội thứ hai để gây ấn tượng ban đầu”

“Vạn sự khởi đầu nan”, “Đầu xuôi đuôi lọt”

Ta có thể tạo sự chú ý bằng nhiều cách khác nhau. Một số cách phổ biến là:

• Dùng ví dụ, minh họa: Ví dụ: Sử dụng chiếc đinh để minh hoạ bài giảng “Cấu trúc thuyết trình”.
• Kể một mẩu chuyện có liên quan đến chủ đề: Ví dụ kể một câu chuyện về tiết kiệm để bắt đầu một bài thuyết trình về Huy động tiết kiệm.
• Số liệu thống kê, câu hỏi hoặc trích dẫn. Hãy thổi hồn vào những con số khô khan ta có thế thu hút được sự chú ý của thính giả.
• Ta cũng có thể nói lên cảm tưởng của bản thân khi bắt đầu thuyết trình để có được sự đồng cảm của thính giả.
• Hài hước hoặc những câu chuyện liên tưởng liên quan đến chủ đề mình sẽ nói cũng là một cách mà những người có khiếu hài hước hay làm để thu hút sự chú ý của thính giả.
• Còn rất nhiều cách khác mà chúng ta có thể sáng tạo ra, hoặc đơn giản chỉ bằng việc kết hợp nhiều cách lại với nhau.

- Giới thiệu khái quát mục tiêu và nội dung chính:

Sau khi có được sự chú ý của thính giả, điều chúng ta cần làm tiếp theo đó là cho họ biết mục tiêu của bài thuyết trình là gì, họ sẽ nhận được gì từ đó. Mục tiêu thuyết trình không rõ ràng thì rất khó có thể thành công.

Diễn giả cũng cần phải giới thiệu khái quát những nội dung chính và lịch trình làm việc. Điều này giúp cho người nghe có định hướng để nắm bắt được từng nội dung của bài thuyết trình. Sau đây là một vài ví dụ về những câu khái quát vấn đề:

• Mục đích của bài thuyết trình là giúp các bạn trẻ xác định mục tiêu cho mình để thành công trong cuộc sống. Bài thuyết trình của tôi gồm 3 phần: Phần 1: Tại sao phải đặt mục tiêu; Phần 2: Kỹ năng đặt mục tiêu; Phần 3: Chia sẻ kinh nghiệm cá nhân về đặt mục tiêu.
• Bài thuyết trình của tôi nhằm mục đích thuyết phục các anh chị áp dụng các biện pháp cải thiện tình hình công ty. Nội dung chính gồm 2 phần: Phần 1: Nâng cao tinh thần chủ động; Phần 2: Cắt giảm chi phí.

3.2.2. Phần thân bài

- Lựa chọn nội dung quan trọng

Một lỗi thường gặp của các nhà thuyết trình là đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình của mình. Điều này xảy ra do hai nguyên nhân cơ bản:

Thứ nhất: không xác định được đâu là thông tin bắt buộc thính giả phải biết, đâu là cần biết và nên biết.

Thứ hai: sợ thính giả không hiểu những gì mình nói. Nếu ta đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình có thể gây phản ứng ngược lại là làm thính giả rối trí không nhớ được gì.

Vì vậy, trong phần thân bài cần thiết xác định được đâu là thông tin quan trọng bắt buộc ta phải truyền đạt, đâu là thông tin cần truyền đạt và cuối cùng đâu là thông tin nên truyền đạt. Theo thứ tự này, căn cứ vào thời gian cho phép ta sắp xếp theo thứ tự từ thông tin bắt buộc, đến thông tin cần và cuối cùng là thông tin nên biết. Thách thức lớn nhất đối với người thuyết trình đó là “giới hạn các điểm chính” hay còn gọi là lựa chọn nội dung quan trọng.

- Chia thành các phần dễ tiếp thu

Một bài thuyết trình thông thường được chia làm 2 - 6 phần. Các phần này được sắp xếp với nhau theo một trật tự lôgíc nhất định. Lôgíc có thể theo trình tự thời gian, có thể theo quan hệ nguyên nhân - kết quả...

- Phân bổ  thời gian cho từng nội dung

Sau khi phân chia thành các phần cơ bản thì điều cần thiết là phải phân bổ thời gian phù hợp cho từng nội dung. Thông thường phần đầu nên ngắn gọn để gây cho thính giả cảm giác bài thuyết trình ngắn gọn và tăng mức độ tập trung.

3.2.3. Phần kết luận

“Lời nói gió bay”  đây chính là sự khác biệt giữa văn nói và văn viết. Vì vậy trong thuyết trình luôn phải có kết luận. Trong khoảng thời gian tập trung vào phần thân bài, người nghe có thể mất tập trung nên có thể không tiếp thu được toàn bộ thông tin mà ta thuyết trình. Kết luận giúp người nghe tóm tắt lại những ý chính ta đã trình bày và hơn nữa kết luận chính là thông điệp cuối cùng ta gửi đến thính giả. Với thông điệp cốt lõi này, thính giả có thể liên tưởng đến toàn bộ phần nội dung của bài thuyết trình.

  - Thông báo trước khi kết thúc

Việc thông báo này có thể thể hiện bằng những cụm từ như: tóm lại...; để kết thúc, tôi tóm tắt lại...; Trước khi chia tay, tôi xin tóm tắt lại những gì đã trình bày... Việc thông báo này còn giúp thính giả chuẩn bị tinh thần để tiếp thu những thông tin cốt lõi nhất.

- Tóm tắt điểm chính

Theo các nghiên cứu về thính giả thì khoảng thời gian bắt đầu thuyết trình và khoảng thời gian sắp kết thúc là hai khoảng thời gian mà độ tập trung chú ý của người nghe cao nhất. Vì vậy ta tóm tắt lại những điểm chính sẽ giúp thính giả nhớ khái quát và lâu hơn về nội dung ta đã thuyết trình. Việc tóm tắt có thể là nêu lại những đề mục chính của bài thuyết trình kèm những ý cần nhấn mạnh.

- Thách thức và kêu gọi

 Mục đích cuối cùng của thuyết trình là thuyết phục người khác làm theo mình. Vì vậy phần kết luận của bài thuyết trình còn cần phải có phần kêu gọi, thúc đẩy người nghe đến hành động. Trong phần này ta có thể dùng một số động từ mạnh để hô khẩu hiệu: Quyết tâm, Sẵn sàng... hoặc có thể kêu gọi sự cam kết bằng hành động cụ thể như vỗ tay, giơ tay biểu quyết hoặc thực hiện ngay ví dụ như đóng góp từ thiện. Hoặc có thể đơn giản là sử dụng những cách hướng người nghe đến hành động cụ thể như việc áp dụng ngay những gì họ thu được từ bài thuyết trình vào công việc cụ thể của họ.

4. YẾU TỐ THÀNH CÔNG CỦA BÀI THUYẾT TRÌNH

Thuyết trình trước đám đông, để thành công, bạn phải là người làm chủ mọi tình huống, bạn cần đặt các câu hỏi: Thuyết trình cái gì? Thuyết trình như thế nào? Người nghe sẽ cảm nhận như thế nào? Người nghe sẽ thay đổi như thế nào?. Để trả lời một cách hiệu quả các câu hỏi trên, bạn cần giải quyết tốt các vấn đề sau đây:

- Chuẩn bị thật kỹ bài thuyết trình và địa điểm sẽ thuyết trình

Nhận biết đòi hỏi của thính giả và đáp ứng chính xác những nhu cầu ấy trong nội dung buổi thuyết trình. Nắm vững thông tin BẠN SẼ TRÌNH BÀY. Khi đã nắm vững những thông tin sẽ trình bày, chứng tỏ bạn đã có sự chuẩn bị rất tốt cho bài thuyết trình mà bạn sắp trình bày.

Đến sớm kiểm tra địa điểm để chắc chắn chỗ ngồi của khán giả cùng với những thiết bị hỗ trợ như bảng trắng, bảng đen, ánh sáng, vị trí màn hình máy chiếu, hệ thống âm thanh… đều thuận tiện cho bạn. Đến sớm đồng thời giúp có thể làm quen với khán giả. Chào một vài người khi họ đến. Nói chuyện với một nhóm bạn chắc chắn sẽ dễ hơn với những người xa lạ.

- Sắp xếp nội dung theo trình tự lôgic

Sắp xếp những gì bạn phải nói theo một trình tự HỢP LÝ. Sự lô gic của bài thuyết trình sẽ  lôi kéo người nghe cần phải cố gắng hơn để có được những thông tin mà họ cần nghe. Hãy làm cho bài thuyết trình lôi cuốn để đáng với thời gian và sự chú ý của thính giả. Có như vậy sẽ kích thích tính tò mò mà người nghe luôn chờ đợi bạn sẽ trình bày.

- Tập bài thuyết trình trước

Tập bài thuyết trình ở nhà hoặc bất cứ nơi đâu bạn cảm thấy dễ chịu và thoải mái: tập trước gương, gia đình mình, bạn bè hay đồng nghiệp. Sử dụng một máy ghi âm và lắng nghe chính mình. Ngoài ra có thể quay phim phần trình bày và phân tích kỹ lưỡng để thấy được điểm mạnh điểm yếu của bản thân. Bạn có thể đứng trước gương để tập thuyết trình, tập trước một nhóm bạn bè hay người thân để cố gắng phát huy ưu điểm và khắc phục những hạn chế trong suốt thời gian trình bày.

- Trang phục phù hợp

Khi thuyết trình hay nói chuyện trước đám đông, bạn như một diễn viên đang diễn trên sân khấu vậy. Bạn được nhìn nhận như thế nào là rất quan trọng. Hãy ăn mặc phù hợp với dịp đó. Trông phải thoải mái, nhiệt tình, hãnh diện, tự tin nhưng không tự kiêu. Nếu trang phục làm cho bạn gò bó và khi bạn cố tỏ vẻ thoải mái sẽ ảnh hưởng xấu đến chất lượng bài thuyết trình của bạn mặc dù bạn có thể nắm rất chắc về nội dung.

- Âm điệu giọng nói thuyết phục

Nói chậm, phát âm rõ, có nhấn giọng, có nhịp điệu, âm lượng biểu lộ cảm xúc hợp lí với những điều bạn trình bày. Thiết lập mối liên hệ với thính giả. Cố gắng nói đủ lớn để người ngồi xa nhất cũng có thể nghe thấy. Thường xuyên thay đổi âm điệu của bạn và kịch tính hoá nếu cần thiết. Nếu dùng mic, hãy điều chỉnh mic và giọng nói cho phù hợp.

-  Ngôn từ thích hợp

Sử dụng ngôn từ thích hợp rất quan trọng đối với thuyết trình. Một số diễn giả khi thuyết trình thường có thêm từ đệm như “à”, “ừm”, “ờ” là một trong những lỗi phổ biến và khó sửa của hầu hết mọi người khi thuyết trình. Để khắc phục, một số diễn giả thường lặp lại hai hoặc ba từ đầu tiên của câu để trí não họ có thể bắt kịp và hoàn chỉnh ý tưởng sắp trình bày. Tránh thuyết trình bằng tiếng địa phương.. Ngoài ngôn từ bằng lời còn sử dụng ngôn ngữ bằng cơ thể (phi ngôn từ). Thính giả thích bạn đứng, đi lại hay di chuyển với cử chỉ và nét mặt biểu cảm hơn là ngồi ì một chỗ, cúi đầu dán mắt cặm cụi đọc một bài diễn văn đã được chuẩn bị từ trước.

Nói một cách thuyết phục như thể chính bạn thực sự tin vào những gì bạn đang nói. Nội dung bạn đưa ra cũng nên có những phần giống như trong một tài liệu nghiên cứu, cụ thể là trình tự lôgic từ Mở bài (đưa ra luận điểm), đến Thân bài (luận điểm chặt chẽ, thông tin chính xác và mới nhất), tới Kết luận ( nêu lại luận điểm, tóm tắt và kết luận hợp lý).

- Không nên nhìn giấy quá lâu

Thỉnh thoàng liếc qua thì chấp nhận được. Nói dõng dạc, rõ ràng và tự tin, không được lí nhí. Nếu bạn mắc lỗi, sửa, và tiếp tục. Không cần phải viện cớ này nọ hay xin lỗi rườm rà.

- Giao tiếp

Dùng mắt tiếp xúc với khán thính giả một cách thân mật:Sử dụng phương pháp 3 giây, ví dụ: Nếu có nhìn thẳng vào một vị thính giả nào đó thì cũng chỉ trong vòng 3 giây. Trao đổi bằng mắt trực tiếp với một số người trong đám đông và thỉnh thoảng liếc qua toàn bộ khán giả khi đang nói. Việc nhìn vào ai đó khiến họ cảm thấy họ đang thực sự tham gia vào vấn đề. Cách nhìn tốt nhất là với khán giả đông tại hội trường lớn thì nhìn theo hình chữ W và M. Tuy nhiên, không nên nhìn thẳng vào mắt thính giả vì như vậy sẽ làm họ bối rối và đôi khi chính bản thân diễn giả cũng trở nên bối rối.

Nói chuyện với khán giả, lắng nghe câu hỏi, đáp lại phản ứng của họ, điều chỉnh và thích nghi: Nếu những gì bạn chuẩn bị hoàn toàn không thể làm cho người nghe hiểu, hãy tùy cơ ứng biến thay đổi kế hoạch nếu bạn đã lường trước được điều này. Nhớ rằng giao tiếp là chìa khoá của một buổi thuyết trình thành công. Nếu bạn thiếu thời gian, nên biết phần nào có thể bỏ qua. Nếu bạn thừa thời gian, nên biết thông tin nào cần bổ sung để bài thuyết trình hiệu quả hơn. Hãy luôn chuẩn bị cho những tình huống đột xuất.

- Tạm dừng

Tạm dừng để chính bạn và thính giả có một chút thời gian để suy nghĩ và nghiền ngẫm. Đừng trình bày vội vã và để rồi người nghe cũng như chính bạn có cảm giác hết hơi mệt lử.

- Thêm chất hài hước

Để có một thuyết buổi trình tốt, nên có thêm yếu tố hài hước. Hài hước là chất xúc tác tuyệt vời.  Tuy nhiên, hài hước phải đúng lúc, đúng chỗ, phải biết sử dụng nó vào những thời điểm phù hợp, một cách có chừng mực. Giữ sự quan tâm của khán giả trong suốt bài thuyết trình. Hãy nhớ rằng, cho dù được thực hiện trong cùng một khoảng thời gian, một bài diễn văn thú vị làm thời gian trôi vùn vụt, nhưng nếu nó tẻ nhạt thì quả là một cực hình đối với người nghe.

- Nên biết thời điểm ngừng diễn thuyết

            Sử dụng đồng hồ bấm giờ để tính thời gian khi bạn tập dượt ở nhà. Khi kết thúc bài thuyết trình, tóm tắt những ý chính giống như khi viết phần kết của một bài thuyết trình. Tuy nhiên hãy nhớ rằng, có một sự khác biệt giữa những từ trong văn nói và những từ trang trọng trong văn viết. Dừng bài thuyết trình với một nhận định thú vị hay một nút thắt phù hợp với vấn đề. Hãy lưu lại trong lòng người nghe một ấn tượng tốt và cảm giác hoàn hảo. Không giảng giải dông dài những nhận định cuối ấy. Cảm ơn họ và ngồi xuống.

Một thuyết trình tốt trong 10 hay 15 phút có giá trị hơn những thuyết trình dài dòng, tẻ nhạt trong hàng giờ đồng hồ. Một điểm khác cũng hết sức quan trọng đó là sự hiểu biết cần thiết về vấn đề đó. Biết kết hợp hiệu quả giữa các yếu tố: Ngôn ngữ, Cử chỉ, Thông minh, sáng tạo, và vốn kiến thức.

5. NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH

- Tính toán thời gian hợp lý

Lên kế hoạch, chuẩn bị và luyện tập trước sao cho bài thuyết trình chỉ chiếm 75% lượng thời gian ước lượng. Nếu bạn kết thúc sớm thì không sao nhưng nếu kết thúc muộn thì sẽ rất tệ. Nếu bạn muốn mọi người lắng nghe mình thuyết trình, chỉ nên dành 50% để trình bày và dành 25% còn lại để người nghe cùng tham gia.

-  Nội dung phù hợp

Khi chuẩn bị bài thuyết trình, hãy xác định những gì “phải”, “nên” và “có thể” đưa đến người nghe. Hãy hạn chế nội dung tùy theo thời gian thuyết trình và sự quan tâm của người nghe.

-   Làm bài thuyết trình thêm hấp dẫn

Đưa vào bài thuyết trình các câu chuyện, giai thoại, phép ẩn dụ để chúng thêm thuyết phục thay vì chỉ đưa ra những dữ liệu đơn thuần.

- Lập dàn ý cho riêng mình:

Hãy gạch ý đầu dòng thay vì dùng cả câu. Bôi đậm những chỗ quan trọng.

- Luyện nói thật to:

Bạn sẽ nói thật tự nhiên khi bạn luyện tập nhiều. Hãy tập nói thật to trước khi thuyết trình.

- Tự tin

Run sợ không phải là là điều tốt khi thuyết trình. Không có đội trưởng đội bóng nào bảo đội của mình hãy bình tĩnh ngay trước khi vào trận. Thay vào đó, bạn hãy tự kiểm soát sự run sợ này bằng cách thở thật sâu từ cơ hoành và tưởng tượng mình sẽ kết thúc bài thuyết trình thành công. Được chuẩn bị tốt, bạn sẽ càng tự tin.

-  Sôi nổi và nồng nhiệt

Thái độ nhiệt tình, sôi nổi khi thuyết trình sẽ đem lại kết quả đáng ngạc nhiên cho bạn. Nếu giọng của bạn biểu cảm và cử chỉ sinh động, trông bạn sẽ tự tin và nồng nhiệt hơn.

- Nghĩ trước tất cả những câu hỏi bạn có thể bị hỏi

Phần đặt và trả lời câu hỏi sau bài thuyết trình có khi còn quan trọng hơn chính bài thuyết trình.

-  Tuân thủ nguyên tắc thuyết trình: 3T,3S

Nguyên tắc 3T

• Think before speaking – sự thận trọng, cân nhắc kỹ càng trước khi nói giúp bạn không rơi vào những tình huống khó xử.
• Think on paper – viết ra giấy những điều quan trọng bạn muốn nói để không bỏ sót bất kỳ điểm nào
• Take time – dành nhiều thời gian để chuẩn bị.

Nguyên tắc 3S (Steve Jobs)

• Story – một câu chuyện thuyết phục
• Slides – những slides đơn giản
• Speaker – Người thuyết trình thu hút

6. NHỮNG YẾU TỐ LÀM CẢN TRỞ BÀI THUYẾT TRÌNH

Bạn đã mất rất nhiều công sức mới mời được các nhà đầu tư đến tham dự buổi thuyết trình quan trọng về tiềm năng của công ty bạn? Đừng mắc phải những lỗi sau đây.

- Sai số liệu:

Tính nhầm, thiếu số liệu hoặc công bố những số liệu cần giữ bí mật đều là những lỗi rất nghiêm trọng. Hãy đảm bảo những số liệu bạn đưa ra là sát với thực tế.

- Slide dày đặc chữ

            Lỗi này rất nhiều người mắc phải. Có một nguyên tắc chung dành cho các nhà diễn thuyết có sử dụng Powerpoint: không quá 6 gạch đầu dòng trên một slide, không quá 6 từ cho mỗi gạch đầu dòng.

- Quay lưng về phía người nghe:

Đừng bao giờ quay lưng về phía người nghe quá 2 giây trong lúc thuyết trình. Quay mặt về phía thính giả, nhìn vào mắt họ trong khi nói là những bí quyết để thành công.

- Không trình bày về lợi ích

Hãy trình bày những  những gì mà người nghe, như vậy họ sẽ tập trung vào bài thuyết trình của bạn. Không nên nói quá nhiều về những thứ không cần thiết sẽ làm cho người nghe chán 

Ví dụ: Muốn các nhà đầu tư dốc tiền vào các phần mềm hay dịch vụ của công ty bạn thì đương nhiên bạn phải trình bày về tính năng, chất lượng của các sản phẩm ấy. Nhưng đừng quên trình bày cho họ nghe về những doanh thu tiềm năng của công ty từ việc kinh doanh chúng, đó mới chính là những điểm các nhà đầu tư quan tâm nhất.

 - Người nghe không phù hợp

Nếu không tìm hiểu trước về đối tượng người nghe, bạn sẽ không có một bài thuyết trình phù hợp do vậy không thuyết phục. Nếu bạn thuyết trình về vấn đề xây dựng thì bài thuyết trình của bạn sẽ không có tác dụng với những thính giả quan tâm đến lĩnh vực y tế, học đường...

- Kết thúc không tốt

Kết thúc bài thuyết trình sao cho thật hiệu quả cũng không phải là một việc dễ làm. Kết thúc không chỉ đơn giản là tóm tắt lại bài thuyết trình của bạn và nói lời cảm ơn. Đừng quên đặt những câu hỏi cho người nghe về cảm nhận của họ cũng như dành thời gian để họ đặt câu hỏi về những vấn đề họ chưa hiểu hoặc muốn tìm hiểu sâu hơn.

7. KỸ THUẬT KÉO DÀI VÀ RÚT NGẮN BÀI THUYẾT TRÌNH

7.1. Kỹ thuật kéo dài bài thuyết trình

- Đặt câu hỏi để thính giả cùng chia sẻ kinh nghiệm.

- Kể chuyện để minh họa thêm điểm đã trình bày.

- Tạo ra tình huống nhập vai.

- Cùng thính giả tổng kết lại những điểm chính đã trình bày.

7.2. Kỹ thuật rút ngắn bài thuyết trình

- Loại bỏ bớt các hoạt động ít quan trọng.

- Tập trung vào những điểm chính của bài trình bày.

- Nêu vấn đề và khẳng định sẽ được trình bày chi tiết ở phần sau.

8. MỘT SỐ PHƯƠNG TIỆN HỖ TRỢ VÀ CÁCH SỬ DỤNG

Thường thì thuyết trình không chỉ có nói không mà còn có các thiết bị và công cụ đi kèm (thiết bị và công cụ hỗ trợ), vì thế người ta mới phân biệt giữa diễn thuyết và thuyết trình. Các thiết bị và công cụ hỗ trợ chủ yếu được sử dụng khi thuyết trình hiện nay là Projector (máy chiếu) dùng để chiếu các slide (chuẩn bị bằng phần mềm Power Point), Video hoặc các file sử dụng phần mềm khác. Điểm mấu chốt của thuyết trình không chỉ là nói giỏi mà còn biết phối hợp tốt giữa nói và các thiết bị hỗ trợ. Nhiều khóa thuyết trình, nhiều buổi thuyết trình trước đây thường có đặc điểm chung là nói nhiều mà không sử dụng slide (các trang chiếu) hoặc chuẩn bị các slide quá cẩu thả, thiếu tính thu hút, thiếu kiến thức, thông tin... Nhiều khi thính giả ở dưới không thể hiểu được diễn giả ở trên đang nói cái gì và nói tới đâu rồi…”

- Bảng trắng:

• Kiểm tra đúng loại bút viết bảng và bút phải có mực.
• Đậy nắp sau khi sử dụng.
• Có khăn lau bảng tránh dùng giấy để lau.
• Chữ viết rõ ràng và đủ lớn để mọi người có thể nhìn thấy…

- Bảng giấy

• Sử dụng bút nhiều màu và bút phải có mực.
• Đậy nắp sau khi sử dụng.
• Đủ số lượng giấy và bút.
• Tiêu đề nên viết chữ in hoa.
• Chữ viết rõ ràng và đủ lớn để mọi người có thể nhìn được.

- Powerpoint

• Font chữ không đồng nhất
• Cỡ chữ: khoảng 36pt trở lên cho tựa đề và ít nhất 24pt với phần nội dung còn lại.
• Tối ưu từ  6 dòng/slide, mỗi dòng 6 từ.
• Hình ảnh, video phù hợp, rõ. Nên dùng tối đa 3 ảnh/slide để người xem không bị mất tập trung.
• Hiệu ứng đơn giản và có tính đồng bộ giữa các slide.
• Trước khi bắt tay vào làm một bài PowerPoint, hãy suy nghĩ ý tưởng, lưu ý đối tượng người nghe, lên dàn ý phù hợp và tạo mục lục cho các phần. Nên có một slide tóm tắt những nội dung sẽ trình bày ở đầu bài để nhắc bạn và người xem biết đường đi trong bài nói của bạn.
• Có thể sử dụng ứng dụng Hiperlink  để dẫn đến một file khác.

- Bút trình chiếu PowerPoint

- Máy chiếu (projector)

- Các phần mềm hỗ trợ trình chiếu hiệu quả

   Ví dụ:

• Prezi (phóng to các slide)
• Vuvox (tạo ra một phần trình bày đa truyền thông với hỗ trợ link, nhạc, phim và đặc biệt là khả năng link ảnh từ Flickr, SmugMug hay Picasa)

1. C.    KẾT LUẬN

Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng mềm quan trọng, một bài thuyết trình hoàn hảo có thể mang lại thành công vượt xa những gì chúng ta mọng đợi. Dù bạn là ai, làm gì, thì bạn cũng sẽ phải thuyết trình (trình bày) một vấn đề nào đó trước người khác (có thể là một người, một nhóm người, hoặc rất nhiều người). Để có kết quả tốt thì bạn cần phải trải qua giai đoạn chuẩn bị, xây dựng cấu trúc bài thuyết trình, cảm giác lo lắng hồi hộp trước khi thuyết trình.

1. D.   TÀI LIỆU THAM KHẢO
   1. Dương Thị Liễu Thể(2009), Kỹ Năng Thuyết Trình, Đại học Kinh tế quốc dân
   2. Harvard Business School (2008), Kỹ Năng Thuyết Trình, Nhà xuất bản Tri Thức

Người viết bài: Trần Thị Mỹ Hương